Du trečdaliai biuro darbuotojų slapta naudoja draudžiamus AI įrankius ir draudimai jų nesustabdo

Labiausiai stebina ne tai, kad darbuotojai darbo metu naudoja AI įrankius. Stebina tai, kad daugelis jų tai daro manydami, jog pažeidžia taisykles, ir vis tiek nesustoja. Birželio 17 d. TechRadar rašė apie „PagerDuty“ apklausą, kuri parodė labai aiškų vaizdą: dirbtinis intelektas į biurą jau įėjo, tik ne visada per oficialias duris.

Skaičius, nuo kurio verta pradėti, yra 66 procentai. Du trečdaliai biuro darbuotojų prisipažino naudoję AI įrankius darbui, nors manė, kad jų įmonėje tai draudžiama. Tai nėra mažas ekscesas. Tai yra tylus įprotis, kuris jau tapo kasdienybe. Didelėse organizacijose šis skaičius siekė 72 procentus, o mažesnėse įmonėse vis tiek buvo labai aukštas – 60 procentų. Vadinasi, problema nėra vien dideliuose korporacijų koridoriuose. Ji gyva ir ten, kur darbuotojų mažiau, o ryšys tarp vadovo ir komandos turėtų būti aiškesnis.

Slaptas įprotis, kuris tapo norma

AI naudojimas darbe šiandien dažniausiai atrodo labai nekaltai. Vienas žmogus paprašo modelio sutrumpinti laišką. Kitas paprašo struktūros susitikimo santraukai. Trečias pasitikrina, kaip griežčiau suformuluoti klientui skirtą žinutę. Popieriuje tai nėra revoliucija. Praktikoje tai reiškia, kad darbuotojai įpranta spręsti problemas greičiau nei jų įmonės spėja parašyti taisykles.

Būtent todėl apklausoje atsirado dar viena svarbi detalė: trečdalis AI vartotojų sakė sąmoningai nesakysiantys vadovams, kad šiuos įrankius naudoja. Tai jau nebe atsitiktinis eksperimentas. Tai yra slaptas darbo sluoksnis. Žmonės supranta, kad jų veiksmai gali kelti klausimų, todėl pasirenka tylą.

Šis tylėjimas neturi būti suprantamas kaip technologijos baimė. Dažniau tai yra atsakas į neaiškias taisykles, kultūrinę įtampą ir paprastą norą būti efektyvesniam. Kai darbas spaudžia, o AI leidžia per penkias minutes padaryti tai, kam anksčiau reikėdavo pusvalandžio, moralinis ginčas greitai nusileidžia į antrą planą. Lieka tik praktika: arba naudoji įrankį, arba vėluoji.

Kodėl draudimai neveikia taip, kaip tikisi vadovai

Vienas dažniausių įmonių sprendimų yra draudimas. Tačiau draudimas dažnai veikia tik dokumentų lygyje. Jis užrašo ribą, bet nepakeičia realaus darbo tempo. Jei darbuotojui reikia greitai parengti ataskaitą, išfiltruoti ilgą el. laiškų grandinę ar susidėlioti projektą, jis ieškos pagalbos ten, kur ji greičiausia.

„PagerDuty“ apklausa rodo ir kitą pavojingą dalyką: 86 procentai respondentų teigė dirbantys organizacijose, kurios turi AI politiką, bet 81 procentas manė, kad vadovybė laikosi kitokių standartų. Tokia situacija sukuria klasikinį pasitikėjimo deficitą. Darbuotojai mato, kad taisyklės tarsi egzistuoja, bet kartu jaučia, jog jos nėra vienodai taikomos visiems.

Ne mažiau svarbus ir dar vienas skaičius: 72 procentai darbuotojų mano geriau suprantantys, kaip naudoti AI savo darbui, nei komandos, kurios kuria jo valdymo taisykles. Didelėse įmonėse šis įsitikinimas siekė net 80 procentų. Kitaip tariant, ne technologija pati savaime tampa problema. Problema tampa atotrūkis tarp to, kaip greitai keičiasi darbo įrankiai, ir to, kaip lėtai juda organizacinė kontrolė.

Dėl to dažnai gimsta dvi paralelinės tikrovės. Vienoje vadovybė kalba apie rizikas, duomenų apsaugą ir atsakingą naudojimą. Kitoje darbuotojai tyliai įkelia tekstą į AI įrankį, nes jam reikia greito atsakymo šiandien, ne po mėnesio. Kol šios dvi tikrovės nesusijungs, draudimai liks popieriniai.

Ką iš tikrųjų reiškia „shadow AI“

Terminas „shadow AI“ skamba dramatiškai, bet jis labai tiksliai apibūdina situaciją. Tai yra tie įrankiai, kurie naudojami už oficialios kontrolės ribų. Ne todėl, kad visi nori kažką slėpti piktavališkai. Dažniau todėl, kad organizacija nespėjo pasiūlyti saugaus, aiškaus ir patogaus varianto.

Čia slypi ir tikrasis pavojus. Kai darbuotojas naudoja asmeninę paskyrą, nemokamą įrankį ar viešą modelį konfidencialiems tekstams, įmonė praranda kontrolę ne tik virš duomenų, bet ir virš konteksto. Negalima vėliau tiksliai pasakyti, kas kur pateko, kas buvo apdorota, kas išsaugota, kas panaudota mokymui. Be to, skirtingi darbuotojai gali gauti skirtingą rezultatą, o tai reiškia, kad kokybė ir atitiktis ima skirtis nuo stalo iki stalo.

Šioje vietoje didžiausia klaida būtų manyti, kad problema yra tik darbuotojų disciplinos klausimas. Iš tiesų tai ir dizaino klausimas. Jei įmonė nori, kad žmonės naudotų AI saugiai, ji turi pasiūlyti įrankius, kurie yra ne tik leidžiami, bet ir geresni už neoficialius variantus. Kitaip tariant, draudimas turi būti pakeistas alternatyva.

Kas laukia įmonių ir darbuotojų toliau

Artimiausiu metu šios tendencijos greičiausiai nesumažės. Priešingai, AI taps dar labiau įaugęs į kasdienes darbo programas. Todėl įmonėms teks mažiau kalbėti apie abstrakčius draudimus ir daugiau apie labai praktinius dalykus: kokius duomenis galima kelti į modelį, kokie įrankiai patvirtinti, kaip vykdomas auditas, kaip mokomi darbuotojai, ir kas nutinka, kai taisyklės pažeidžiamos.

Darbuotojams šis pokytis irgi nėra vien malonus. Jeigu šiandien daugelis slapta naudoja AI dėl patogumo, rytoj jie gali susidurti su daug griežtesniu stebėjimu. Todėl dabartinė „laisvė“ yra laikina. Ji rodo ne tai, kad visi tapo maištininkais, o tai, kad darbo pasaulis prarado aiškų sutarimą dėl to, kas yra priimtina.

Galiausiai šita istorija apie du trečdalius darbuotojų yra mažiau apie pačius įrankius ir daugiau apie pasitikėjimą. Kai žmonės jaučia, kad taisyklės atsilieka nuo realybės, jie renkasi greitį. Kai organizacijos nori atgauti kontrolę, joms teks padaryti daugiau nei parašyti draudimą vidiniame dokumente. Reikės sukurti sistemą, kurioje saugumas, aiškumas ir produktyvumas nesikirstų tarpusavyje.

Iki tol „slaptas AI“ liks ne vien išimtis, o labai žmogiška darbo dienos dalis.